La Regione Lombardia si prepara a introdurre una delle più importanti innovazioni degli ultimi anni nel mondo della salute e sicurezza sul lavoro: Ge.Fo.S. – Gestione Formazione Sicurezza, il nuovo sistema regionale destinato a tracciare, monitorare e rendere verificabili i percorsi formativi previsti dal D.Lgs. 81/2008.
L’obiettivo è ambizioso: aumentare la qualità della formazione, migliorare la trasparenza del sistema e fornire agli organi di vigilanza strumenti più efficaci per verificare i percorsi formativi realmente svolti. Per aziende, RSPP, consulenti ed enti formatori si apre una fase di cambiamento che potrebbe modificare profondamente le modalità di gestione della formazione obbligatoria.
Da dove nasce Ge.Fo.S.
La piattaforma trova il proprio fondamento nella Legge Regionale Lombardia 10 febbraio 2026, n. 4, che ha introdotto disposizioni specifiche in materia di formazione sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. La norma prevede:
- l’istituzione di un Elenco regionale dei soggetti formatori;
- la realizzazione di una piattaforma informatica regionale;
- nuove modalità di controllo e monitoraggio delle attività formative;
- il rafforzamento delle funzioni di vigilanza sulla formazione.
Secondo la Regione Lombardia, la finalità è migliorare le condizioni di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro attraverso una maggiore qualità e tracciabilità della formazione.
Documentazione ufficiale
Per approfondire il quadro normativo regionale è possibile consultare:
- Pagina ufficiale Regione Lombardia – Formazione e competenze in salute e sicurezza nei luoghi di lavoro [regione.lombardia.it]
Cos’è Ge.Fo.S.
Le informazioni disponibili indicano che Ge.Fo.S. sarà la piattaforma digitale attraverso la quale verranno gestite e monitorate le attività formative in materia di salute e sicurezza svolte sul territorio lombardo.
La vera innovazione non consiste nella semplice archiviazione degli attestati, ma nella possibilità di rendere verificabile l’intero percorso formativo.
Secondo le informazioni attualmente disponibili, il sistema dovrebbe consentire di tracciare:
- il soggetto formatore;
- il corso organizzato;
- i partecipanti;
- lo svolgimento dell’attività formativa;
- gli attestati emessi.
Dall’attestato al percorso formativo verificabile
Per anni il controllo sulla formazione si è concentrato prevalentemente sulla verifica dell’attestato.
Con Ge.Fo.S. la logica cambia: l’obiettivo è poter ricostruire e verificare il percorso che ha portato all’emissione dell’attestato.
In prospettiva sarà possibile verificare:
- chi ha organizzato il corso;
- quando è stato comunicato;
- chi vi ha partecipato;
- in quali date si è svolto;
- la coerenza tra corso frequentato e attestato rilasciato.
Questa impostazione è finalizzata al contrasto della cosiddetta”formazione cartolare”, ossia situazioni nelle quali esiste formalmente un attestato ma non è facilmente verificabile il reale percorso formativo sottostante.
L’elenco regionale dei soggetti formatori
La legge regionale prevede inoltre la creazione di un Elenco regionale dei soggetti formatori in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
L’elenco è destinato a diventare uno strumento importante per garantire maggiore trasparenza e qualità nel mercato della formazione.
Per le aziende rappresenterà un ulteriore elemento di valutazione nella scelta dei fornitori di formazione.
I vantaggi del nuovo sistema
1. Maggiore qualità della formazione
La tracciabilità dei percorsi incentivata dalla piattaforma dovrebbe favorire una maggiore attenzione all’effettivo apprendimento dei lavoratori e non soltanto alla produzione di documentazione.
2. Contrasto alla formazione irregolare
La possibilità di verificare corsi, partecipanti e attestati rappresenta uno strumento importante per contrastare fenomeni di formazione non adeguatamente documentata.
3. Maggiore tutela per le aziende
Le imprese potranno disporre di ulteriori elementi per verificare la serietà e la conformità dei soggetti formatori utilizzati.
4. Controlli più efficaci
ATS e altri soggetti istituzionali potranno disporre di informazioni strutturate per pianificare attività di vigilanza più rapide e mirate.
5. Maggiore trasparenza del mercato
L’elenco regionale e la piattaforma informatica potrebbero contribuire ad elevare il livello qualitativo dell’intero settore formativo.
Le possibili criticità
Come ogni innovazione normativa, anche Ge.Fo.S. presenta alcune sfide che meriteranno attenzione nella fase di attuazione.
1. Incremento degli adempimenti amministrativi
La gestione delle informazioni richieste dalla piattaforma potrebbe comportare attività amministrative aggiuntive per enti formatori e aziende. Questa rappresenta una valutazione tecnica basata sugli obiettivi del sistema e non un obbligo esplicitamente descritto nei documenti oggi disponibili.
2. Necessità di adeguare i sistemi gestionali
Molte organizzazioni utilizzano software per la gestione della formazione. In assenza di informazioni definitive sull’interoperabilità, potrebbero rendersi necessari adeguamenti organizzativi e informatici. Ad oggi non risultano pubblicate specifiche tecniche complete.
3. Fase iniziale di assestamento
L’avvio di qualsiasi nuovo sistema regionale richiede normalmente un periodo di adattamento. Al momento non sono ancora disponibili tutte le modalità operative definitive della piattaforma.
4. Maggiore esposizione ai controlli
La disponibilità centralizzata delle informazioni renderà più semplice individuare eventuali anomalie nei percorsi formativi o nella documentazione correlata.
5. Impatto sugli operatori meno digitalizzati
Le organizzazioni che oggi gestiscono la formazione in maniera prevalentemente manuale potrebbero dover affrontare un importante percorso di digitalizzazione e riorganizzazione. Questa è una valutazione professionale e non una prescrizione contenuta nella normativa.
6. Possibile duplicazione degli adempimenti tra sistema regionale e futuro sistema nazionale
Questa è probabilmente una delle criticità maggiormente segnalate dagli operatori del settore.
Negli ultimi anni il legislatore nazionale ha progressivamente rafforzato gli strumenti di controllo e tracciabilità della formazione, anche attraverso il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 che attribuisce particolare rilevanza alla documentazione delle attività formative, alle verifiche di apprendimento e alla conservazione delle evidenze della formazione svolta.
In assenza di una chiara interoperabilità tra i futuri sistemi nazionali e Ge.Fo.S., alcune aziende temono possibili sovrapposizioni quali:
- registrazione delle stesse informazioni su più piattaforme;
- duplicazione dei caricamenti documentali;
- differenti procedure di aggiornamento dei dati;
- aumento delle attività amministrative;
- difficoltà di gestione per le imprese che operano in più Regioni.
Queste rappresentano osservazioni tecniche e organizzative e non elementi disciplinati dai documenti ufficiali consultati.
La vera sfida: l’interoperabilità
Per raggiungere gli obiettivi di semplificazione dichiarati dalla normativa sarà fondamentale che i futuri sistemi regionali e nazionali siano in grado di dialogare tra loro secondo il principio:
“inserire una volta sola il dato e utilizzarlo in più contesti”.
In caso contrario esiste il rischio che il sistema produca un aumento degli adempimenti senza un reale incremento dell’efficacia delle attività di prevenzione.
FAQ – Domande frequenti delle aziende
Ge.Fo.S. è già operativo?
La normativa regionale è già in vigore, ma l’operatività completa della piattaforma dipende dai provvedimenti attuativi regionali.
Le aziende dovranno registrarsi?
Ad oggi non ci sono documenti ufficiali che descrivano obblighi operativi definitivi di registrazione diretta per le aziende finali.
Gli attestati già acquisiti rimangono validi?
Non emergono ad oggi disposizioni che invalidino attestati regolarmente ottenuti secondo la normativa vigente.
Ge.Fo.S. sostituisce il fascicolo formativo aziendale?
No. Il datore di lavoro continua a mantenere gli obblighi di conservazione della documentazione previsti dal D.Lgs. 81/2008.
Cosa dovrebbe fare oggi l’azienda?
È consigliabile:
- mantenere aggiornata la documentazione formativa;
- digitalizzare attestati e registri;
- monitorare gli aggiornamenti regionali;
- verificare la conformità dei propri fornitori di formazione.
Queste rappresentano buone pratiche organizzative suggerite dall’evoluzione normativa in corso.
L’evoluzione normativa lombarda rappresenta un cambiamento importante per tutte le organizzazioni che gestiscono formazione obbligatoria in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Safety Partner supporta aziende, HSE Manager, RSPP e datori di lavoro nella gestione della formazione, nella digitalizzazione dei processi e nell’adeguamento alle novità normative nazionali e regionali.
Monitoriamo costantemente l’evoluzione di Ge.Fo.S. e dei provvedimenti collegati per aiutare le imprese a trasformare un adempimento normativo in un’opportunità di miglioramento organizzativo e di prevenzione reale.
