Il Business delle nostre imprese, dalle Multinazionali alle PMI, può essere minacciato da numerosi eventi criticiche se non adeguatamente valutati e gestiti possono determinare seri danni all’operatività organizzativa mettendo a rischio la sopravvivenza stessa dell’Impresa.
Le cause delle così dette “disruptions”, ovvero le interruzioni delle attività di business e quindi l’impossibilità a erogare prodotti/servizi, sono molteplici: dal black-out informatico o energetico, ai danni alle strutture e impianti per incendio o eventi catastrofici naturali, alle emergenze sanitarie come l’attuale Pandemia COVID -19 che stiamo affrontando.
Cosa possiamo fare per mitigare questi rischi e preservare l’operatività dell’impresa?
Le aziende che vogliono tutelare la continuità operativa, assicurando la fornitura dei propri prodotti e servizi anche dopo un evento distruttivo, possono adottare un sistema di Business Continuity Management (BCM). Il sistema può essere costruito in qualsiasi realtà operativa e prevede un’iniziale e approfondita analisi dell’organizzazione con valutazione del contesto nel quale opera, dei suoi processi, delle risorse umane ed economiche disponibili.
Si dovranno quindi valutare i possibili rischi che possono compromettere le attività di business e i possibili scenari di crisi in modo da elaborare un Sistema capace di dare un significativo supporto e di fornire una risposta rapida alle possibili crisi individuate, oltre che a fornire un mezzo utile a incentivare la cultura della prevenzione e della risposta rapida alle emergenze (ovvero la resilienza organizzativa). Un riferimento per il BCM è la norma tecnica ISO 22301 che contiene i requisiti da rispettare per l’adozione di un Sistema di BCM da sottoporre a certificazione.
Alcuni dati interessanti sul BCM
In un recente report dell’agenzia americana FEMA (Federal Emergency Management Agency), si evidenzia come il 65% delle imprese che non adottano dei piani di Business Continuity non riescono a ripartire dopo l’evento critico e chiudono definitivamente (40%) oppure falliscono dopo circa un anno dall’evento (25%).
Fasi della gestione di un piano di Business Continuity
Il piano prevede varie fasi operative che vanno gestite secondo tempistiche definite durante l’analisi interna e gli scenari di crisi previsti.
Si possono distinguere 4 fasi principali:
- Fase di Gestione dell’Emergenza, nella quale si ricerca di minimizzare il danno causato dall’incidente: in genere di breve durata e legata ai necessari interventi (es. antincendio).
- Fase di Gestione dell’Incidente, con organizzazione attività, comunicazione verso tutti gli stakeholders interni ed esterni: in genere non superiore alle 24/48 ore.
- Fase di Recupero delle operatività di business ad un livello considerato accettabile: di durata variabile in ragione del danno.
- Fase di Ripresa delle operatività di business con livello di fornitura di prodotti/servizi sostenibili nel tempo.
Un piano di BCM deve essere pianificato, organizzato e gestito con l’ausilio di tutte le funzioni interessate alle attività. Di grande importanza è la fase di “conoscenza dell’organizzazione” che prevede una specifica analisi del contesto organizzativo, dei processi di business e dei rischi operativi derivanti. Dopo questa fase tutti i responsabili dei processi avranno una maggiore consapevolezza dei rischi organizzativi e dei possibili interventi di mitigazione.
Il BCM è un sistema che va sviluppato e migliorato
Occorre effettuare periodicamente delle esercitazioni pratiche che diventano dei veri e propri Test di “tenuta” del sistema. In genere queste esercitazioni, che vanno pianificate e organizzate con cura, forniscono utili informazioni per implementare il piano di BCM e danno a tutti i partecipanti nuove conoscenze organizzative, la consapevolezza dei ruoli svolti, le interazioni e i rischi residui da mitigare.
A queste importanti conoscenze e informazioni utili per il continuo miglioramento, l’Organizzazione acquisisce inoltre una maggiore garanzia di resilienza organizzativa: che è uno dei primi importanti risultati dell’adozione del Sistema di BCM.
Il BCM garantisce l’impresa
Tutti gli stakeholders, clienti, dipendenti, azionisti, fornitori ecc. hanno una maggiore garanzia del business d’impresa e possono meglio valutare il rischio complessivo dell’organizzazione per adottare le necessarie contromisure.
Per ottenere questi risultati occorre un chiaro e forte Commitment del Management che, dalla corretta analisi dei rischi e da una nuova e migliore conoscenza organizzativa, può intravedere nel BCM non solo una maggiore protezione dell’impresa ma anche delle interessanti opportunità di sviluppo.
Piano Pandemico (PP) e Piano Epidemico
In base alle raccomandazioni dell’OMS anche il nostro Paese ha adottato un PP. Il documento prevede, per ognuna delle fasi pandemiche definite dall’OMS, degli interventi sanitari la cui implementazione e operatività attraverso i Piani Operativi è affidata alle Regioni.
Le fasi di un Piano Pandemico e i livelli di rischio sono indicate di seguito in modo sintetico:
Fase Interpandemica: nessun nuovo sottotipo di virus infettivo per l’uomo. Un virus influenzale che ha causato infezioni nell’uomo può essere presente negli animali. Il rischio di infezione o malattia nell’uomo è considerato basso.
Fase di Allerta: infezione nell’uomo con nuovo sottotipo ancora localizzata a livello di Nazione.
Fase Pandemica: prolungata trasmissione nella popolazione in generale e tra Continenti.
Fase di Transizione: periodo post-pandemico, in cui le infezioni sono in attenuazione con passaggio graduale verso la fase inter-pandemica
Fase inter-pandemica: ripresa delle attività del Paese e ritorno alla normalità
Quali sono gli obiettivi di un Piano Pandemico aziendale?
L’obiettivo di un Piano Pandemico come elemento costitutivo del BCM è quello di fornire all’impresa gli elementi strutturali e organizzativi per la gestione di una emergenza sanitaria legata alla diffusione di una malattia infettiva di natura virale (es. COVID-19). I punti essenziali di PP possono essere così riassunti:
- Identificare e riconoscere rapidamente l’infezione virale e l’inizio della pandemia
- Mitigare la diffusione dell’agente virale, contenendo e limitando i rischi per la salute delle persone
- Contenere l’impatto della pandemia sulle operatività dell’impresa in modo da garantire la fornitura di prodotti o servizi ad un livello considerato accettabile
- Garantire un’adeguata disponibilità dei mezzi, dispositivi di protezione, antivirali ecc. per contrastare la diffusione dell’infezione
- Prevedere la gestione del personale infetto e il supporto alle famiglie
- Assicurare un’adeguata formazione del personale aziendale e un piano di comunicazione
- Monitorare e valutare l’efficacia ed efficienza delle misure adottate
- Effettuare periodiche esercitazioni/test di tenuta del sistema adottato.
Queste misure e attività sono specifiche e definite per le diverse fasi della Pandemia.
Nelle aziende è inoltre utile organizzare un Piano Epidemico che, a prescindere dalla diffusione dell’infezione, può dare all’impresa la possibilità di intervenire in modo organizzato anche quando la diffusione dell’infezione (causata da virus, batteri, ecc.) è di tipo locale, ovvero interessa l’impresa e la sua comunità.
Il piano Epidemico valuta fondamentalmente i rischi biologici specifici dell’impresa e deve prevedere mirati interventi organizzativi capaci di rispondere alle singole criticità. Al fine della semplificazione, il documento potrebbe essere inserito come allegato al Piano Pandemico, che per contenuti e funzione ha certamente un respiro più ampio, o dello stesso DVR come risultato della specifica valutazione del rischio biologico.
Alfredo Bertini
Consulente Compliance, Qualità, Sicurezza, Salute e Ambiente
